Digitalisierung

Typische Ausgangslagen

• Dieselbe Information steht in drei Listen, und welche stimmt, zeigt erst das Nachfragen.
• Ein Vorgang wandert per E-Mail durch das Haus, und sein Stand lässt sich nur erfragen.
• Urlaub oder Krankheit einer einzelnen Person legt einen Ablauf still.
• Es gibt Software, aber die eigentliche Arbeit passiert daneben.

Wie wir vorgehen

Am Anfang steht die Aufnahme des Ist-Zustands: Welche Schritte gibt es tatsächlich — nicht laut Handbuch, sondern im Alltag —, wer führt sie aus, welche Daten entstehen dabei, und an welcher Stelle bricht die Kette. Diese Aufnahme ist die eigentliche Arbeit; sie bringt regelmäßig Schritte zutage, die niemand mehr begründen kann.

Daraus entsteht ein Zielbild und daraus eine Reihenfolge. Digitalisiert wird nicht alles auf einmal, sondern dort zuerst, wo der Aufwand hoch und die Änderung klein ist. Was bleiben kann, bleibt bewusst analog, statt aus Vollständigkeit mitgenommen zu werden.

Was dabei entstehen kann

Nicht jede Zusammenarbeit umfasst alles davon. Was entsteht, richtet sich nach dem Vorhaben und wird vorher abgestimmt.

Worauf es ankommt

Der häufigste Fehler ist, einen Ablauf eins zu eins in Software zu übertragen. Ein Prozess, der auf Papier Umwege hatte, hat sie danach digital — nur schneller und schwerer zu erkennen.

Ebenso wichtig sind die Zuständigkeiten. Digitalisierung macht sichtbar, wer wofür verantwortlich ist, und genau das ist oft der unbequeme Teil; bleibt die Frage offen, entsteht ein System, das niemand pflegt. Dazu kommt die Übergangszeit: Für eine Weile laufen alter und neuer Weg nebeneinander, und dafür braucht es eine Regel, keine Hoffnung.

Abgrenzung

Digitalisierung ordnet den Ablauf. Geht es darum, wiederkehrende Handgriffe ganz herauszunehmen, ist Automatisierung das nächste Feld — und sie setzt eine geordnete Struktur voraus.

Steht am Ende ein eigenes System, übernimmt die Softwareentwicklung. Hier wird entschieden, was ein System können muss; dort wird es gebaut.