Automatisierung

Typische Ausgangslagen

• Ein Vorgang wird jede Woche gleich bearbeitet und kostet jedes Mal dieselbe halbe Stunde.
• Daten werden von Hand aus einem System in ein anderes übertragen.
• Fristen werden übersehen, weil niemand an sie erinnert.
• Eine Freigabe hängt an einer Person, die gerade nicht erreichbar ist.

Wie wir vorgehen

Zuerst wird der Ablauf in seine Auslöser, Regeln und Ausnahmen zerlegt. Der Auslöser ist meist schnell gefunden; die Arbeit steckt in den Ausnahmen — und sie entscheiden, ob eine Automatisierung im Alltag hält oder nach zwei Wochen umgangen wird.

Automatisiert wird anschließend in Stufen: Ein Schritt läuft zuerst nur mit, dann mit Bestätigung, dann selbständig. An jeder Stufe steht fest, wo ein Mensch übernimmt — und das ist keine Notbremse, sondern Teil des Entwurfs.

Was dabei entstehen kann

Nicht jede Zusammenarbeit umfasst alles davon. Was entsteht, richtet sich nach dem Vorhaben und wird vorher abgestimmt.

Worauf es ankommt

Eine Automatisierung ist nur so verlässlich wie die Daten, auf die sie reagiert. Ein Feld, das mal gefüllt und mal leer ist, wird zur Ausnahme — und Ausnahmen sind der teuerste Teil jedes automatisierten Ablaufs.

Zweitens muss nachvollziehbar bleiben, was warum geschehen ist: Ohne Protokoll ist eine Automatisierung im Fehlerfall undurchsichtig, und das Vertrauen, das sie gerade aufgebaut hat, ist mit einem Vorfall wieder weg. Drittens gilt: Was automatisiert läuft, muss sich auch anhalten lassen.

Abgrenzung

Automatisierung nimmt Wiederholung heraus. Ist der Ablauf selbst noch unklar oder über mehrere Werkzeuge verstreut, gehört die Arbeit zuerst in die Digitalisierung — eine Automatisierung ohne Struktur verschiebt das Problem nur.

Braucht der Ablauf eine eigene Anwendung, statt vorhandene Systeme miteinander zu verbinden, ist Softwareentwicklung das Feld.